Vooraf eerdere contactmomenten nakijken, medicatie controleren en uitslagen terugzoeken. Tijdens het gesprek schakelen tussen patiënt en scherm. Achteraf verslag leggen, registreren en vervolgstappen uitzetten. Rondom elk consult is een hele reeks administratieve handelingen nodig die ten koste gaan van de eigenlijke zorg. Minder vastleggen klinkt veel behandelaren dan ook als muziek in de oren. Toch is dit volgens Nieneke Hofstra, partner bij zorgtechnologiebedrijf ValueCare niet de oplossing. "De sleutel is niet minder registreren, maar meer en beter automatiseren."
ValueCare is al twintig jaar gespecialiseerd in het digitaal stroomlijnen van administratieve processen in de hele zorgketen: van registratie en controle tot verantwoording en declaratie. "Vanaf de binnenkomst van de patiënt tot en met de declaratie naar de zorgverzekeraar die de deur uitgaat zijn er allerlei stappen waarin nog handmatig werk gebeurt", zegt Hofstra. "In die hele keten valt nog veel te automatiseren. Daarmee kun je direct iets doen aan bekende knelpunten in de zorg: administratielast, werkdruk, personeelstekorten en vergrijzing."
Met AI nemen die mogelijkheden alleen maar toe. "Zo zijn er voor de behandelkamer verschillende toepassingen beschikbaar die spraak omzetten in tekst en automatisch verslagen genereren. Dat is fijn voor de zorgverlener, die daardoor minder tijd kwijt is aan administratie, én voor de patiënt, die meer aandacht krijgt. Maar ook in de voorbereiding op het consult en in alles wat daarna uit het gesprek moet worden afgeleid, zit nog veel administratief handwerk waarbij AI voor verlichting kan zorgen."
Automatische consultvoorbereiding
De AI-toepassing die ValueCare voor de behandelkamer heeft ontwikkeld, biedt dan ook bredere ondersteuning dan alleen bij de verslaglegging. "Dat begint met automatisch consultvoorbereiding. Daarbij wordt vanuit verschillende plekken in het EPD relevante informatie verzameld en krijgt de arts bijvoorbeeld een samenvatting van de laatste consulten voorgeschoteld, en actuele medicatie-informatie. Dat scheelt al veel zoeken en klikken in de dossiers."
Het consult als registratiebron
Tijdens het consult zelf luistert AI mee (ambient listening), zodat de behandelaar niet mee hoeft te typen en de aandacht bij de patiënt kan houden; AI zet de opname automatisch om in bruikbare documentatie, zoals een verslag. Hofstra: "Ondertussen leiden we uit het consult ook andere gegevens af. Denk aan zorginformatiebouwstenen, zib's, van lichaamsgewicht tot alcoholgebruik. Ook herkent de AI-assistent het als een diagnose tijdens een consult specifieker wordt, of wanneer de arts bijvoorbeeld een echo of behandeling uitvoert. Die informatie zet hij klaar als registratiesuggestie. De AI-assistent doet zelfs ordersuggesties voor vervolgstappen als die tijdens het consult ter sprake komen, bijvoorbeeld voor lab- of radiologieonderzoek. De behandelaar hoeft dan alleen nog maar akkoord te geven - of niet; de controle blijft altijd bij de zorgverlener."
Van achteraf corrigeren naar first time right
Zeker bij die afhandeling na het consult snijdt het mes aan twee kanten. De AI-assistent neemt de behandelaar veel tijdrovend werk uit handen en tegelijkertijd wordt de registratie vanaf de behandelkamer beter opgepakt. Hofstra: "In de praktijk sluipen daar nu makkelijk onvolkomenheden in. Dat is geen luiheid of onwil van zorgverleners, maar we hebben de zorgregistratie met z'n allen heel complex gemaakt, en daarmee ook foutgevoelig. Diagnoses en codes lijken soms sterk op elkaar en in alle hectiek schiet het invullen van bijvoorbeeld een verrichting of belconsult er makkelijk bij in. Op die manier kunnen zorginstellingen veel inkomsten mislopen of geld moeten terugbetalen aan zorgverzekeraars. Daarom zijn soms hele afdelingen fulltime aan het controleren en corrigeren. Ook daar helpen AI-oplossingen bij, maar je wil liever first time right registeren. Als AI daar al bij de bron bij ondersteunt, haal je veel van dat zoek- en herstelwerk uit de keten."
Meetbare winst
De meerwaarde wordt concreet in cijfers. "Voor zorgverleners levert onze AI-assistent nu al 28 procent minder administratie op", vertelt Hofstra. "Daarnaast zien we bij metingen in een van de ziekenhuizen die onze AI-assistent gebruikt dat er gemiddeld € 11,- per consult meer gedeclareerd kon worden - vooral door aangescherpte diagnoses en het openen van aanvullende subtrajecten." Hofstra ziet ook dat de houding tegenover AI verandert. "De drempels worden lager. De vraag is minder: moeten we hier wel mee aan de slag? En meer: we gáán hiermee aan de slag, maar wat gaan we precies doen en hoe? De uitdaging zit nu vooral in het opschalen, in zorgen dat dit soort AI-toepassingen onderdeel worden van het dagelijkse werkproces. Zodat je de meerwaarde ook echt kunt verzilveren."
Waardevolle inzichten
De inzet gaat volgens Hofstra uiteindelijk nog veel verder dan tijdwinst en geld. "In consulten zit enorm veel waardevolle informatie voor andere dan administratieve doelen", legt ze uit. "Bijvoorbeeld over naleving van protocollen, kwaliteitsregistratie of de mate van gedeelde besluitvorming met de patiënt - dat wordt ook een steeds belangrijker onderwerp. Met al die consulten kun je daar mooie analyses op maken en onderzoeken wat in de behandelkamer beter kan. Zodat je met die inzichten ook de zorg voor de patiënt kunt verbeteren. Onze visie is dan ook dat minder administratie niet de oplossing is, maar meer automatiseren. Zodat je al die interessante informatie ook echt kunt inzetten. Op het Nationaal Congres AI in de zorg praten we daar graag met bezoekers over verder."
